Eine Stammdatenprüfung ist mehr als eine Suche nach leeren Feldern. Entscheidend ist, ob Kunden, Baustellen und Lieferanten fachlich richtig eingeordnet und in späteren Buchungen sicher verwendbar sind.
1. Adressen und Identität
Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land bilden die Grundlage für eindeutige Geschäftspartner. Schreibvarianten und Dubletten können dazu führen, dass Bewegungen auf mehrere Datensätze verteilt werden oder ein Partner mehrfach ausgewertet wird.
2. Die richtige GLN für den richtigen Zweck
Personen-, Standort- und Anlagen-GLN erfüllen unterschiedliche Funktionen. Eine formal richtige Nummer ist daher noch keine fachlich richtige Zuordnung. Geprüft werden muss, welche Rolle der Datensatz im konkreten Buchungsablauf übernimmt.
3. Herkunft und betriebliche Einstufung
Wirtschaftstätigkeit, Herkunftssparte und weitere Einstufungen beeinflussen Auswertung und Meldung. Sie müssen zur tatsächlichen Tätigkeit und zur Rolle des Geschäftspartners passen.
4. Baustellen gesondert betrachten
Baustellen sind häufig zeitlich begrenzt und werden anders verwendet als dauerhafte Kunden- oder Lieferantenstandorte. Neben Adresse und Zuordnung ist deshalb auch die Verwendung in Bewegungsdaten relevant.
5. Prüfung mit den Buchungen verbinden
Erst der Abgleich mit Bewegungsdaten zeigt, welche Stammdaten tatsächlich genutzt werden. So können Fehler nach Auswirkung priorisiert und Korrekturen gezielt vorbereitet werden.
Das Ergebnis
Eine gute Prüfung liefert keine unstrukturierte Fehlerliste, sondern eine markierbare Arbeitsgrundlage mit Datensatzbezug, Fehlerart, Priorität und empfohlener Klärung.